Il faut savoir que la loi est à l’effet qu’un livre de minutes d’une société doit être tenu à jour chaque année. Dans certains cas, l’omission de le faire peut entrainer des amendes pouvant aller jusqu’à 25 000,00$. L’objectif derrière cette obligation légale consiste notamment à officialiser par écrit :
- L’approbation du bilan de la dernière année financière par les administrateurs et les actionnaires;
- Les versements de dividendes par les administrateurs;
- La désignation des administrateurs par les actionnaires;
- La désignation des dirigeants (président, vice-président, etc.) par les administrateurs, et
- La nomination du comptable de la société pour la prochaine année.
Un des autres objectifs est de permettre aux actionnaires et aux créanciers de la société d’avoir accès à ces informations sur demande.
Finalement, un livre de minutes à jour démontre une certaine rigueur et assiduité dans la gestion de l’entreprise. Cela s’avère bénéfique notamment :
- Lorsque vient le temps de faire un emprunt auprès d’une banque;
- Lors d’une vente d’actions à un tiers;
- Lorsque la société se fait inspecter par les autorités fiscales, ou;
- Lors d’une réorganisation fiscale.
En résumé, produire les résolutions annuelles d’une société constitue une obligation légale ainsi qu’une saine habitude de gestion de votre entreprise qui offre plusieurs avantages. En nous confiant notre livre de société avec le mandat de procéder aux mises à jour annuelles, nous entreprendrons ces formalités légales à votre place en temps opportun!
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